Trang chủ
Bản chất của hoạt động công chứng và tổ chức hành nghề công chứng - Phần 3
- Công chứng là một nghề
Nội dung này được khẳng định từ khi có Luật Công chứng 2006 và tiếp tục được khẳng định trong Luật Công chứng 2014. Các văn bản pháp luật trước đó chưa coi công chứng viên là một nghề, công chứng được xem là một nhiệm vụ, công chứng viên là một chức danh trong cơ quan nhà nước. Dưới góc độ pháp lý, việc coi công chứng là một nghề là cơ sở để xây dựng các chính sách, quy định các khung pháp lý liên quan đến nghề nghiệp đó như việc ban hành quy tắc hành nghề, tiêu chuẩn nghề nghiệp, điều kiện hành nghề nhằm quản lý nghề nghiệp theo ý chí của Nhà nước, phù hợp với nhu cầu và sự phát triển của xã hội, mặt khác, giúp nghề nghiệp đó phát triển một cách chính danh trong khuôn khổ pháp luật; thông qua việc cho phép thành lập các hiệp hội nghề nghiệp có thể bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng của những người hành nghề. Dưới góc độ thực tiễn đời sống, khi đề cập đến một nghề nghiệp, người ta thường nhắc đến đặc thù nghề nghiệp, đạo đức nghề nghiệp, danh dự nghề nghiệp, quy tắc nghề nghiệp. Muốn tồn tại và phát triển với một nghề nghiệp nào đó, người hành nghề bắt buộc phải hiểu rõ về nghề nghiệp của mình, từ các quy định của pháp luật đến thực tiễn hành nghề.
Tìm hiểu về các đặc điểm của nghề công chứng, chúng ta thường nhìn ngay vào Luật Công chứng và các văn bản pháp luật, tiếp đó là các giáo trình giảng dạy, và ở đó chúng ta tìm thấy những điều kiện, tiêu chuẩn hành nghề, địa vị pháp lý, quy tắc đạo đức…Đặc điểm chung của những nội dung này đều là các quy định hoặc mô tả về các quy định một cách khô khan, mang nặng tính hành chính, công quyền. Nếu chỉ chú ý vào việc tuân thủ các quy định của pháp luật khi hành nghề công chứng, người hành nghề dễ bị thụ động trong tư duy nghề nghiệp, làm hạn chế hiệu quả hoạt động nghề nghiệp, chấp nhận những bất cập, sai sót phát sinh từ các quy định của pháp luật hoặc từ cơ quan quản lý, thậm chí trong nhiều trường hợp dẫn đến sai sót khi tác nghiệp. Ví dụ: công chứng viên yêu cầu xuất trình bản chính giấy khai sinh và từ chối công chứng giao dịch khi người yêu cầu công chứng chỉ có bản sao giấy khai sinh; hoặc công chứng viên yêu cầu xuất trình bệnh án của người yêu cầu công chứng khi được yêu cầu công chứng ngoài trụ sở để chứng minh lý do yêu cầu công chứng ngoài trụ sở là chính đáng… Vì lý do đó, tư duy về nghề công chứng cần có sự thay đổi cho phù hợp.
Xuất phát điểm của tư duy nên bắt đầu từ thực tiễn đời sống xã hội, từ những đòi hỏi của xã hội đối với nghề nghiệp, từ đặc thù của nghề nghiệp, từ các chuẩn mực về đạo đức và cuối cùng mới là đối chiếu với các quy định của pháp luật. Cách tư duy này sẽ tạo cho người hành nghề công chứng sự chủ động, linh hoạt và tự tin hơn khi hành nghề; chất lượng dịch vụ và sự an toàn từ đó cũng đạt kết quả tốt hơn. Suy cho cùng thì các quy phạm pháp luật để điều chỉnh hoạt động hành nghề công chứng được hình thành cũng xuất phát chính từ nhu cầu của thực tiễn đời sống, kết hợp với đặc thù nghề nghiệp, các chuẩn mực đạo đức và cuối cùng là ý chí của Nhà nước vì mục đích quản lý, duy trì trật tự xã hội. Hiểu một cách nôm nà là: người dân có nhu cầu bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, họ chấp nhận chi một khoản tiền để được đáp ứng nhu cầu đó, họ sẽ đưa ra các yêu cầu cụ thể cần được đáp ứng. Công chứng viên với tư cách là một người hành nghề sẽ tìm cách để đáp ứng tốt nhất các nhu cầu của người dân, mục tiêu là ngăn ngừa và hạn chế tối đa rủi ro pháp lý cho họ, đổi lại, công chứng viên có được thu nhập và cơ hội duy trì, phát triển nghề nghiệp. Như vậy mục tiêu mà cả hai bên hướng tới trước tiên là đáp ứng các nhu cầu của nhau sau đó mới đến điều kiện là làm thế nào để nhu cầu và cách đáp ứng nhu cầu đó phù hợp với quy định của pháp luật. Đặt vào một ví dụ cụ thể để thấy cách tư duy về nghề nghiệp ảnh hưởng như thế nào đến kết quả công việc: Ông A đi công tác dài hạn tại nước ngoài ủy quyền cho vợ ở Việt Nam tiến hành thủ tục tặng cho con trai căn hộ chung cư. Việc ủy quyền được lập thành hợp đồng ủy quyền có chứng thực chữ ký của Đại sứ quán Việt Nam tại quốc gia mà ông A đang công tác. Nếu đứng trên quan điểm tuân thủ quy định của pháp luật thì rõ ràng hợp đồng ủy quyền nói trên phải được công chứng[viii], công chứng viên vì thế có cơ sở để không chấp nhận bản hợp đồng ủy quyền được chứng thực chữ ký và từ chối yêu cầu công chứng. Tuy nhiên, nếu xét trên nhu cầu và điều kiện thực tế[ix] thì thấy rằng yêu cầu công chứng của người dân là chính đáng, không vi phạm các chuẩn mực đạo đức xã hội, người dân có ý thức hợp tác và tuân thủ quy định của pháp luật. Công chứng viên hoàn toàn có thể cân nhắc, xem xét để giải quyết yêu cầu công chứng đó một cách hợp tình, hợp lý, thậm chí việc đó có thể cần thêm thời gian để tập hợp các căn cứ, có thêm các lập luận chắc chắn nhằm chứng minh tính hợp pháp.
Cũng là tìm hiểu về các đặc điểm của nghề công chứng, nhưng khi nhìn dưới góc độ thực tiễn đời sống, chúng ta sẽ có cái nhìn gần gũi và dễ nhận diện hơn thông qua việc so sánh nghề công chứng với một số nghề nghiệp khác. Chẳng hạn khi so sánh đặc điểm nghề nghiệp giữa một công chứng viên và một bác sỹ y tế dự phòng ta có thể thấy ngay hàng loạt những điểm chung:
- Nhiệm vụ của công chứng viên và bác sỹ y tế dự phòng đều là phòng ngừa rủi ro (rủi ro pháp lý và rủi ro vể bệnh tật).
- Công chứng một giao dịch giống như tiêm một liều vắc-xin, có tác dụng ngăn ngừa rủi ro.
- Cảm giác của người dân khi chi một khoản tiền phí công chứng có thể cũng khó chịu như khi bị một mũi tiêm, do đó không phải ai cũng tự nguyện đi công chứng hay đi tiêm phòng.
- Kêt quả công chứng hay tiêm phòng đều không thể đánh giá được ngay tại thời điểm thực hiện công việc đó ngoại trừ những đánh giá mang tính cảm quan bề ngoài như thái độ phục vụ hay mức chi phí.
- Kết quả của việc tiêm phòng chỉ có thể được đánh giá khi dịch bệnh tràn qua, cũng như kết quả của việc công chứng chỉ có thể được đánh giá khi xảy ra những tranh chấp pháp lý. Tuy nhiên, dịch bệnh hay tranh chấp pháp lý có thể rất ít hoặc không xảy ra, do đó kết quả công việc có thể rất ít hoặc không có điều kiện để đánh giá.
- Rủi ro chỉ có thể được ngăn ngừa ở mức tương đối chứ không thể đạt đến mức tuyệt đối, tuy nhiên chuyên môn tốt và dịch vụ tốt sẽ bảo đảm tỷ lệ rủi ro là thấp nhất.
- Không phải ai cũng hiểu một cách tích cực về công việc âm thầm của công chứng viên hay bác sỹ y tế dự phòng. Nhiệm vụ của người cung cấp dịch vụ là phải giải thích để cho người được phục vụ hiểu được tính chất của dịch vụ.
Trên thế giới, tiêu chuẩn hành nghề công chứng được đặt ra khắt khe, đặc biệt là ở các nước theo trường phái công chứng nội dung. Việt Nam cũng không ngoại lệ, điều kiện, tiêu chuẩn để trở thành công chứng viên là khá cao với những đòi hỏi về bằng cấp, quá trình đào tạo và thâm niên công tác trong lĩnh vực pháp luật. Với người hành nghề công chứng, xác định rõ mục tiêu nghề nghiệp là vấn đề rất quan trọng, là yếu tố có sức ảnh hưởng đến hành vi thực thi công việc, giúp cho người hành nghề công chứng giữ được sự cân bằng trong hoạt động nghiệp vụ.
Thứ nhất: Sự tự hào và danh dự nghề nghiệp giúp cho công chứng viên tự tin, yêu công việc của mình, hiểu rõ giá trị nghề nghiệp của mình, luôn luôn có sự cân nhắc trước các tình huống cám dỗ với những lợi ích vật chất trước mắt.
Thứ hai: Đạo đức nghề nghiệp gắn với đạo đức và nhân cách con người, xác định công chứng là một nghề đồng nghĩa với ý thức tuân thủ đạo đức hành nghề. Việc tuân thủ đạo đức hành nghề không hẳn là làm đúng những nội dung của bản quy tắc đạo đức nghề nghiệp mà nó xuất phát từ tư cách đạo đức của mỗi cá nhân, thể hiện qua hoạt động ứng xử với đồng nghiệp và với khách hàng của mình một cách văn minh, tử tế. Cộng với sự tự hào, danh dự nghề nghiệp thì đạo đức nghề nghiệp là yếu tố quan trọng tạo nên sự an toàn khi hành nghề cũng như nâng cao uy tín của mỗi cá nhân trong nghề nghiệp đó.
Thứ ba: Khi nói đến nghề nghiệp là nói đến sự chuyên nghiệp trong một lĩnh vực nào đó. Xác định công chứng là một nghề đồng nghĩa với việc người làm nghề sẽ luôn phải ý thức để làm công việc của mình một cách chuyên nghiệp nhất, và đó là động lực tạo nên sự phát triển của cá nhân, của tổ chức, đem lại giá trị cho cả người sử dụng dịch vụ và xã hội.
Mỗi nghề nghiệp đều có những đặc điểm, đặc trưng riêng mà bất cứ ai muốn tồn tại và phát triển bằng nghề đó đều phải hiểu và thích nghi. Ví dụ: Nghề ca sỹ phải chăm chút cho hình ảnh luôn đẹp, giọng hát ngọt ngào, phải biết sống chung với dư luận, khen chê trái chiều; hiệu quả công việc của nghề ca sỹ phụ thuộc vào thái độ và sở thích của công chúng, nhưng có thể đánh giá ngay sau mỗi bài hát mà ca sỹ thể hiện. Nghề công nhân thoát nước thì không cần phải chăm chút về hình thức, không phải đối diện với dư luận nhưng lại phải chấp nhận chịu đựng được môi trường bẩn thỉu, độc hại; hiệu quả công việc của nghề thoát nước ít khi được đánh giá ngay tại thời điểm anh ta hoàn thành công việc. Làm nghề công chứng, chúng ta cũng phải tự xác định và thích nghi với những đặc điểm của nghề công chứng nếu muốn tồn tại và phát triển.
- Văn phòng công chứng là tổ chức kinh tế
Hiện nay, tổ chức hành nghề công chứng được quy định gồm có phòng công chứng và văn phòng công chứng, trong đó phòng công chứng là tổ chức sự nghiệp công lập trực thuộc Sở tư pháp còn văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo các quy định của pháp luật áp dụng cho mô hình công ty hợp danh (thường được gọi là tổ chức hành nghề công chứng tư). Địa vị pháp lý của phòng công chứng và văn phòng công chứng là ngang nhau. Tuy vậy, nếu như phòng công chứng được Luật Công chứng quy định rõ là một tổ chức sự nghiệp công lập thì văn phòng công chứng lại không được luật này nói rõ nó thuộc loại hình tổ chức gì? Luật Công chứng cũng không khẳng định văn phòng công chứng là doanh nghiệp. Đã có nhiều câu hỏi được đặt ra về loại hình tổ chức của văn phòng công chứng, cho dù hoạt động thực tế của văn phòng công chứng từ tổ chức, hạch toán cho đến nghĩa vụ nộp thuế đều theo cách thức hoạt động của công ty hợp danh. Phải đến khi Nghị định 99/2016/NĐ-CP ra đời thì mới có cơ sở pháp lý đầu tiên để khẳng định rằng văn phòng công chứng là tổ chức kinh tế, theo đó, Khoản 14, Điều 3 quy định: “Tổ chức kinh tế quy định tại Nghị định này là doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được thành lập, hoạt động theo các luật: Công chứng, luật sư, giám định tư pháp, kinh doanh bảo hiểm, chứng khoán, hợp tác xã.”
Việc xác định rõ văn phòng công chứng là tổ chức kinh tế có ý nghĩa quan trọng trong cách thức vận hành hoạt động của văn phòng công chứng. Một tổ chức kinh tế hoạt động với mục đích lợi nhuận thì điều đương nhiên là phải vận hành theo quy luật của thị trường và chịu sự điều tiết của thị trường, dịch vụ công chứng phải được coi như một sản phẩm hàng hóa do tổ chức đó cung cấp. Văn phòng công chứng sẽ bình đẳng với các tổ chức kinh tế khác về mặt địa vị pháp lý trong một số quy định chung áp dụng cho các tổ chức kinh kế, ví dụ như có thể có nhiều hơn một con dấu để phục vụ cho nhu cầu hoạt động, cách thức hạch toán và nộp thuế, các chính sách với người lao động hoặc các chính sách ưu đãi áp dụng cho tổ chức kinh tế khi thành lập và hoạt động ở địa bàn kinh tế khó khăn…
Về phía các phòng công chứng, mặc dù không được xác định là tổ chức kinh tế nhưng trong Luật Công chứng không quy định tách bạch về quyền và nghĩa vụ giữa phòng công chứng và văn phòng công chứng. Điều này tạo nên sự cân bằng về địa vị pháp lý, nó cũng có nghĩa là các phòng công chứng sẽ phải vận hành theo quy luật của thị trường giống như văn phòng công chứng, phải đối mặt với sự cạnh tranh, với các khó khăn, thách thức trong mối tương quan được điều tiết bởi thị trường.
Để tồn tại và phát triển, về lâu dài không có cách nào khác, những người hành nghề công chứng cho dù thuộc các phòng công chứng hay văn phòng công chứng thì đều phải xác định công chứng là một dịch vụ, phải đề cao chất lượng và hiệu quả phục vụ, coi người yêu cầu công chứng là khách hàng, nâng cao hình ảnh và uy tín tổ chức của mình trên thị trường, tìm cách thu hút khách hàng và thúc đẩy doanh thu.
Công chứng viên Đào Duy An
[i] https://www.newworldencyclopedia.org/entry/Notary_public
[ii] Liên minh Công chứng quốc tế, Các nguyên tắc cơ bản của hệ thống công chứng La Tinh – Tài liệu được Đại hội đồng các tổ chức công chứng thành viên của Liên minh Công chứng quốc tế thông qua ngày 8 tháng 11 năm 2005 tại Rome, Italia.
[iii] Một cách gọi phổ biến của Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất.
[iv] Xem Điều 3 Luật Công chứng 2014. Luật Công chứng 2006 không có quy định này.
[v] http://caicachhanhchinh.gov.vn/Plus.aspx/vi/News/71/0/1010046/0/3198/Hoi_ve_dich_vu_cong
[vi] Xem: PGS.TS Lê Chi Mai: Dịch vụ công – bài viết đăng trên Tạp chí Bảo hiểm xã hội số 03 năm 2008.
[vii] Hồng Thúy: Giãy nảy với quy định “Công chứng không vì mục đích lợi nhuận” – bài đăng trên báo điện tử Pháp Luật Việt Nam ngày 2 tháng 6 năm 2014 (http://baophapluat.vn/tu-phap/giay-nay-voi-quy-dinh-cong-chung-khong-vi-muc-dich-loi-nhuan-186493.html).
[viii] Xem Điều 24, 25, Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ.
[ix] Thực tế cho thấy việc lập hợp đồng ủy quyền và công chứng hợp đồng ủy quyền tại các cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài đôi khi là một khó khăn lớn với người yêu cầu công chứng. Ở một số quốc gia, Đại sứ quán Việt Nam không công chứng hợp đồng ủy quyền nếu người yêu cầu công chứng không xuất trình được bản gốc giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản, mà để có được bản gốc đó thì việc gửi giấy tờ từ Việt Nam đi nước ngoài có nhiều rủi ro và mất nhiều thời gian, chưa kể khoảng cách địa lý từ nơi sinh sống của người ủy quyền đến nơi có trụ sở Đại sứ quán Việt Nam tại nước ngoài có thể rất xa, nếu công chứng viên từ chối hợp đồng ủy quyền trong trường hợp này sẽ tạo ra những khó khăn cho người dân.