Có thể nói, việc hình thành hoạt động chứng thực như một kết quả tất yếu của sự kết hợp giữa nhu cầu của đời sống kinh tế - xã hội và nhu cầu quản lý của Nhà nước. Vì vậy, ngay từ khi mới thành lập nước, các văn bản về hoạt động chứng thực đã được ban hành để đáp ứng yêu cầu này. Các quan hệ dân sự, đất đai… - những quan hệ, giao dịch không thể thiếu trong đời sống kinh tế xã hội - đã được tiếp tục diễn ra bình thường, không bị tạo ra « điểm nghẽn » trong thời kỳ chuyển chế độ. Điều này đảm bảo sự ổn định kinh tế - xã hội, ổn định đời sống của nhân dân và bước đầu tạo đà cho sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước.
       Chính vì vậy, có thể nói hoạt động chứng thực đã ra đời như một tất yếu của hoạt động quản lý nhà nước và là công cụ phục vụ đời sống dân sự, kinh tế của người dân – một công cụ đáng tin cậy và có sức mạnh.
2. Quá trình phát triển hoạt động chứng thực ở Việt Nam
          a) Sự phát triển của hoạt động chứng thực trong giai đoạn từ thời kỳ đầu đổi mới cho đến trước thời điểm Nghị định số 75/2000/NĐ-CP được ban hành
 Trong thời kỳ đầu đất nước ta bước vào giai đoạn đổi mới, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường giai đoạn mới khai sinh, các giao dịch dân sự, kinh tế cũng trở nên phong phú, đa dạng hơn. Chính sự gia tăng của các giao dịch này đã tất yếu đòi hỏi phải có một cơ quan chuyên môn “gác cổng” để đảm bảo an toàn cho các giao dịch đó. Chính vì vậy, hoạt động công chứng, chứng thực ở nước ta đã được tái lập, kiện toàn và phát triển. Giai đoạn này được đánh dấu bằng sự ra đời của hàng loạt các văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh hoạt động công chứng, chứng thực ở cấp độ thông tư, nghị định.  Thời kỳ này, hai hoạt động công chứng và chứng thực luôn gắn kết chặt chẽ với nhau và cùng được điều chỉnh chung trong cùng một văn bản quy phạm pháp luật.
     Các văn bản điều chỉnh hoạt động chứng thực giai đoạn này bao gồm: Thông tư số 574/QLTPK ngày 10/10/1987 của Bộ Tư pháp hướng dẫn công tác công chứng nhà nước; Nghị định số 45/HĐBT ngày 27/2/1991 về công chứng Nhà nước của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ), Nghị định số 31/CP ngày 18/5/1996 về tổ chức và hoạt động công chứng Nhà nước; Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 8/12/2000 về công chứng, chứng thực. Giai đoạn này, do đặc điểm tình hình của nước ta trong thời kỳ đầu đổi mới, số lượng các Phòng Công chứng và công chứng viên còn hạn chế, (trên cả nước chỉ có hơn 100 Phòng Công chứng và hơn 300 công chứng viên), chưa đủ để đáp ứng nhu cầu của người dân. Vì vậy, để tạo điều kiện thuận lợi cho người dân có thể thực hiện các yêu cầu công chứng ở những nơi chưa có Phòng Công chứng hoặc có nhưng việc đi lại còn khó khăn, Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã đã được giao nhiệm vụ chứng thực  (trong đó có việc mà bản chất thuộc về hoạt động công chứng, đó là chứng thực hợp đồng, giao dịch) và  những công việc chứng thực mà Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã thực hiện trong giai đoạn này cũng được gọi là việc “công chứng” , VD: chứng nhận hợp đồng, giao dịch, bản sao, chữ ký… Thời kỳ này, người thực hiện chứng thực tại UBND các cấp cũng được gọi là công chứng viên.
   Có thể nói, thời kỳ này, hai hoạt động công chứng và chứng thực còn bị lẫn lộn về nhiều mặt: về tên gọi, về chủ thể, về nội dung, về phạm vi thực hiện… và luôn được điều chỉnh chung trong cùng một văn bản quy phạm pháp luật. Các Phòng công chứng bên cạnh việc công chứng hợp đồng, giao dịch vẫn được giao thực hiện công việc chứng nhận bản sao (có tính chất giản đơn hơn), còn Ủy ban nhân dân cấp xã lại không có thẩm quyền chứng thực bản sao. Thời kỳ này, khái niệm chứng thực cũng manh nha hình thành song còn rất mờ nhạt. Trên thực tế, các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong xã hội chỉ biết đến khái niệm “công chứng” mà không biết đến khái niệm “chứng thực”. Chính điều này đã dẫn đến tình trạng người dân đổ dồn về các Phòng Công chứng để yêu cầu công chứng bản sao, gây ra tình trạng quá tải, ách tắc  tại các Phòng công chứng trong một thời gian dài (giai đoạn này Ủy ban nhân dân cấp huyện cũng có thẩm quyền chứng thực bản sao nhưng rất ít người biết đến, thậm chí có trụ sở UBND cấp huyện chỉ cách Phòng Công chứng vài trăm mét nhưng rất ít người đến yêu cầu chứng thực bản sao trong khi tại Phòng Công chứng thì quá tải).
Trong giai đoạn này, việc phải giao cho Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã thực hiện một số việc của công chứng nhằm đáp ứng các mục tiêu:
- Từng bước hoàn thiện cơ quan công chứng chuyên trách, để bảo đảm thực hiện các yêu cầu công chứng một cách chặt chẽ, tin cậy;
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công dân trong việc thực hiện các yêu cầu công chứng, chứng thực;
 Như vậy, giai đoạn này có sự pha trộn giữa hoạt động công chứng với tư cách là hoạt động nghiệp vụ của công chứng viên với hoạt động chứng thực là hành vi hành chính của cơ quan hành chính công quyền (Ủy ban nhân dân các cấp). Điều này thể hiện ở việc Phòng Công chứng vừa chứng nhận các hợp đồng, giao dịch vừa chứng nhận bản sao giấy tờ từ bản chính; mặt khác UBND cấp huyện cũng vừa chứng thực bản sao giấy tờ từ bản chính vừa chứng thực hợp đồng, giao dịch. Việc pha trộn giữa hai loại hoạt động công chứng và chứng thực như vậy đã dẫn tới tình trạng không phân biệt hành vi nào là hành vi mang tính dịch vụ, có thu phí hoặc lệ phí và hành vi nào là hành vi hành chính, là trách nhiệm của cơ quan hành chính công quyền phải phục vụ dân. Mặt khác, sự pha trộn đó cũng biến hoạt động công chứng thành hoạt động mang tính chất hành chính khô cứng, quan liêu.
Giai đoạn này, Phòng Công chứng là cơ quan nhà nước, do Nhà nước thành lập và trực thuộc Sở Tư pháp. Công chứng viên là công chức nhà nước, việc làm và thu nhập luôn được đảm bảo, không phụ thuộc vào lượng khách hàng, vì vậy dẫn đến hiện tượng nhiều Phòng công chứng/công chứng viên có biểu hiện cửa quyền, sách nhiễu, gây khó khăn cho cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tình trạng người dân phải xếp hàng, chờ đợi trước cửa Phòng Công chứng để được công chứng diễn ra phổ biến. Tình trạng nhờ vả, chạy chọt để được công chứng một hợp đồng, giao dịch (thậm chí cả bản sao) cũng phổ biến. Chính sự độc quyền này đã tạo cho công chứng viên có thái độ quan liêu, hách dịch, cửa quyền. Nạn “cò công chứng” cũng vì thế mà trở nên phổ biến, gây bức xúc trong nhân dân.
Giai đoạn này, các việc công chứng, chứng thực được thực hiện cũng rất đơn giản và do chưa có văn bản hướng dẫn cụ thể, chi tiết về trình tự, thủ tục công chứng/chứng thực nên có thể nói hoạt động công chứng/chứng thực chưa được diễn ra bài bản, chuyên nghiệp. Trình tự/thủ tục công chứng/chứng thực giai đoạn này còn chưa hạn chế được sự tùy tiện. 
b) Giai đoạn từ khi Chính phủ ban hành Nghị định số 75/2000/NĐ-CP cho đến trước thời điểm Luật Công chứng năm 2006 và Nghị định số 79/2007/NĐ-CP được ban hành 
   - Ngày 8/12/2000, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 75/2000/NĐ-CP về công chứng, chứng thực. Giai đoạn này sự phát triển của hoạt động công chứng/chứng thực đã được nâng lên một bước, quy củ và nền nếp hơn, tuy nhiên chưa mang tính đột phá. Giai đoạn này, sự phân biệt giữa hoạt động công chứng và chứng thực chưa có sự thay đổi đáng kể so với trước đây. Điểm khác biệt lớn nhất là kể từ khi Nghị định này được ban hành thì khái niệm “chứng thực” mới chính thức được ra đời, tồn tại song song, độc lập bên cạnh khái niệm “công chứng”. Tại khoản 2 Điều 2 của Nghị định này đã chỉ rõ: “Chứng thực là việc Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của Nghị định này”. Như vậy, Nghị định 75/2000/NĐ-CP đã chính thức khẳng định hoạt động chứng thực là hoạt động của Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã. Từ đây, những việc tuy có tính chất như công chứng nhưng do Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã thực hiện thì được gọi là chứng thực.  
Như vậy, ở giai đoạn này, hai hoạt động công chứng và chứng thực bước đầu đã có sự phân biệt, tuy nhiên mới chỉ dừng lại phân biệt ở chủ thể thực hiện, chưa căn cứ vào hành vi, tính chất công việc. Ví dụ cùng một loại việc  nhưng nếu do Phòng Công chứng thực hiện thì được gọi là công chứng, do Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã thực hiện thì được gọi là chứng thực.
  Có thể nói, việc ban hành Nghị định số 75/2000/NĐ-CP là một bước tiến quan trọng trong quá trình xây dựng thể chế về hoạt động chứng thực. Nghị định số 75/2000/NĐ-CP với những quy định khá chi tiết, cụ thể về thẩm quyền, trình tự, thủ tục… thực hiện các loại việc chứng thực, lần đầu tiên đã tạo cơ sở pháp lý tương đối đầy đủ, rõ ràng cho hoạt động chứng thực, tạo thuận lợi cho người thực hiện chứng thực. Nghị định số 75/2000/NĐ-CP đã đưa hoạt động chứng thực, đặc biệt là hoạt động chứng thực hợp đồng, giao dịch ở nước ta đi vào nền nếp và có những đóng góp tích cực trong việc đáp ứng nhu cầu chứng thực của cơ quan, tổ chức, cá nhân trên mọi vùng miền, đặc biệt là tại các vùng sâu, vùng xa, vùng kinh tế khó khăn…, góp phần phòng ngừa tranh chấp, vi phạm pháp luật, thúc đẩy sự phát triển của các giao dịch dân sự, kinh tế.
Giai đoạn này, đối tượng của hai loại hoạt động công chứng và chứng thực vẫn chưa được phân biệt dứt khoát. Tuy trên thực tế có việc thuộc hành vi công chứng như: chứng nhận các hợp đồng, các giao dịch nhưng cũng có việc thuộc về hành vi hành chính như chứng nhận bản sao từ bản chính, nhưng Nghị định 75/2000/NĐ-CP không có sự phân định rõ thẩm quyền chứng nhận của công chứng với thẩm quyền thị thực hành chính của Ủy ban nhân dân. Cụ thể là có một số loại việc tương đối phức tạp nhưng vẫn được giao cho Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã chứng thực mà đáng lẽ ra những việc đó chỉ nên giao cho cơ quan công chứng chứng nhận (VD: chứng nhận hợp đồng, kể cả hợp đồng mà đối tượng là bất động sản, chứng thực di chúc…) hoặc có những việc đơn giản như chứng thực bản sao vẫn được giao cho Phòng Công chứng, trong khi các Phòng Công chứng giai đoạn này đều đang quá tải. Nhiều chủng loại hợp đồng, giao dịch dân sự cùng được chứng nhận tại cả Phòng Công chứng và tại UBND cấp huyện tùy theo địa hạt và tùy theo giá trị tài sản ghi trong hợp đồng. Nguyên nhân của tình trạng này vẫn là do số lượng các Phòng Công chứng chưa đủ để đáp ứng yêu cầu của người dân (giai đoạn này số lượng các Phòng Công chứng trên cả nước đã tăng lên nhưng cũng chỉ được khoảng hơn 300 Phòng; tại những tỉnh, thành phố lớn như Hà nội, thành phố Hồ Chí minh cũng chỉ có khoảng 4- 5 Phòng Công chứng), dẫn đến Ủy ban nhân dân cấp huyện vẫn phải thực hiện nhiệm vụ của Phòng Công chứng.
Tuy nhiên, cả về mặt lý luận và thực tiễn đều cho thấy việc giao nhiệm vụ chứng nhận một số hợp đồng dân sự cho Ủy ban nhân dân cấp huyện cũng như việc giao cho công chứng viên chứng nhận bản sao giấy tờ tài liệu còn có một số mặt chưa thực sự phù hợp trong giai đoạn này, từ đó làm quá tải các Phòng Công chứng, gây phiền hà cho công dân khi yêu cầu chứng nhận các việc giản đơn và các công chứng viên không có thời gian để tập trung vào nhiệm vụ chính là công chứng hợp đồng, giao dịch.
   Thực tế này dẫn đến đòi hỏi khách quan, tất yếu là cần phải có thêm nhiều phòng công chứng, nhiều công chứng viên để đảm nhiệm việc công chứng các hợp đồng, giao dịch, tạo điều kiện để UBND cấp huyện, cấp xã giảm dần việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch, tập trung thực hiện tốt nhiệm vụ chính là quản lý nhà nước.
   Mặt khác, giai đoạn này những hạn chế, tiêu cực của hoạt động công chứng/chứng thực vẫn tồn tại như giai đoạn trước đây và có xu hướng ngày càng tăng. Bên cạnh đó, hoạt động chứng thực chưa khẳng định được vị trí độc lập của mình bên cạnh hoạt động công chứng. Hoạt động chứng thực chữ ký người dịch vẫn được giao cho các Phòng Công chứng, các Phòng Tư pháp không có thẩm quyền này. Hoạt dộng công chứng bản sao vẫn đổ dồn vào các Phòng Công chứng, trong khi đó số lượng các Phòng Công  lại rất hạn chế do Nhà nước không đủ nguồn lực để thành lập thêm nhiều Phòng Công chứng.  Trong khi đó, đời sống kinh tế - xã hội của nước ta trong giai đoạn này đã có sự phát triển mạnh mẽ, vượt bậc so với giai đoạn trước khiến cho nhu cầu công chứng/chứng thực của cơ quan, tổ chức, cá nhân ngày càng tăng, còn UBND cấp xã vẫn chưa được giao thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính. Chính vì vậy tình trạng ách tắc, quá tải tại các Phòng Công chứng ngày càng trở nên trầm trọng.
 Có thể nói, giai đoạn này hoạt động công chứng/chứng thực chưa thực hiện tốt vai trò của mình với tư cách là công cụ pháp lý hỗ trợ sự phát triển triển kinh tế - xã hội của đất nước. Ngược lại, hoạt động công chứng/chứng thực giai đoạn này phần nào đó còn kìm hãm sự phát triển của các quan hệ kinh tế - xã hội.
c) Giai đoạn từ khi Luật Công chứng năm 2006 và Nghị định số 79/2007/NĐ-CP được ban hành cho đến trước thời điểm Luật Công chứng năm 2014 và Nghị định số 23/2015/NĐ-CP được ban hành
Thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước đã đề ra, đặc biệt là Nghị quyết số 48-NQ/TW ngày 24/5/2005 về Chiến lược Xây dựng và hoàn thiện hệ thống pháp luật Việt Nam đến năm 2010, định hướng đến năm 2020 và Nghị quyết số 49-NQ/TW ngày 02/6/2005 về Chiến lược Cải cách tư pháp đến năm 2020 của Bộ Chính trị, với mục đích tạo điều kiện cho công tác công chứng, chứng thực ở Việt Nam phát triển cả về chiều rộng và chiều sâu, phục vụ tốt hơn nhu cầu công chứng, chứng thực của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong xã hội, ngày 29/11/2006, Quốc Hội đã thông qua Luật công chứng và ngày 18/5/2007, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. Từ đây, hoạt động công chứng và chứng thực đã tách bạch. Việc ban hành Luật công chứng và Nghị định số 79/2007/NĐ-CP là phù hợp trong giai đoạn này, đặc biệt việc xã hội hóa hoạt động công chứng và giao việc chứng thực bản sao cho UBND cấp xã thực hiện là một bước tiến quan trọng trong việc hoàn thiện pháp luật về công chứng, chứng thực, đưa hoạt động công chứng phát triển theo hướng chuyên nghiệp, phù hợp với thông lệ quốc tế và gắn hoạt động chứng thực với vai trò của chính quyền địa phương.
Từ thời điểm này, hoạt động công chứng và chứng thực đã có sự tách bạch, nhiệm vụ của hoạt động công chứng và chứng thực đã được phân biệt tương đối rạch ròi, phù hợp với tình hình thực tế của giai đoạn này. Theo đó, tổ chức hành nghề công chứng được giao nhiệm vụ chính là công chứng hợp đồng, giao dịch, không còn đảm nhận nhiệm vụ mang tính chất chứng thực là chứng thực bản sao, chữ ký.  Theo quy định của Luật Công chứng thì Phòng công chứng và Văn phòng công chứng có nhiệm vụ là:“chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”. Còn Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã theo quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP được giao nhiệm vụ chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản và chứng thực chữ ký (giai đoạn này, UBND cấp xã đã được chính thức giao nhiệm vụ chứng thực bản sao từ bản chính). Việc mở rộng phân cấp thẩm quyền chứng thực cho Ủy ban nhân dân cấp xã đã đưa cơ quan chứng thực đến gần dân hơn, tạo thuận lợi cho người dân. Đồng thời, việc tổ chức hành nghề công chứng chấm dứt công chứng bản sao đã “buộc” người dân làm quen với hoạt động chứng thực bản sao tại UBND cấp xã, cấp huyện, chấm dứt tình trạng ách tắc, quá tải tại các phòng công chứng.
 Tuy nhiên, dù đã cố gắng phân định như vậy nhưng giai đoạn này nhiệm vụ của hoạt động công chứng và chứng thực vẫn có sự giao thoa, chồng lấn, chưa thể hoàn toàn  phân định tách bạch, rõ ràng cho phù hợp với bản chất của hai loại hoạt động này. Nguyên nhân là do hiện nay mạng lưới tổ chức hành nghề công chứng chưa đủ để đáp ứng được nhu cầu của nhân dân trên địa bàn toàn quốc nên UBND cấp huyện, cấp xã tại một số địa bàn nơi chưa có tổ chức hành nghề công chứng hoặc tuy có nhưng chưa đáp ứng được nhu cầu của người dân vẫn tạm thời thực hiện nhiệm vụ chứng thực hợp đồng, giao dịch. 
d) Giai đoạn từ khi Luật Công chứng năm 2014 và Nghị định số 23/2015/NĐ-CP được ban hành cho đến nay
Do đặc điểm tình hình hình giai đoạn này đã có sự thay đổi, sau nhiều năm thực hiện xã hội hóa hoạt động công chứng, số lượng các tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên trên toàn quốc đã tăng lên đáng kể, không còn tình trạng ách tắc, quá tải tại các tổ chức hành nghề công chứng nữa. Cùng với đó, cơ chế xin – cho trước đây đã được thay thế bằng cơ chế dịch vụ, mà ở đó khách hàng được coi trọng; những tiêu cực trước đây trong hoạt động công chứng cũng không còn. Trước tình hình này, ngày   20/6/2014 Quốc hội nước ta đã thông qua Luật Công chứng mới. Luật Công chứng năm 2014 đã giao trở lại cho tổ chức hành nghề công chứng thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và thẩm quyền công chứng bản dịch. Có thể nói, việc giao trở lại cho tổ chức hành nghề công chứng các thẩm quyền này là phù hợp với tình hình hiện nay, một mặt vừa tạo thêm một “kênh” để người dân lựa chọn, một mặt vừa tạo điều kiện cho các tổ chức hành nghề công chứng duy trì và nâng cao chất lượng hoạt động.
Còn với sự ra đời của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, thì về cơ bản hoạt động chứng thực vẫn được duy trì tại UBND cấp huyện, cấp xã, bên cạnh đó là hoạt động chứng thực bản sao, chữ ký tại tổ chức hành nghề công chứng. Tuy nhiên, để đảm bảo phù hợp với điều kiện, năng lực của đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác chứng thực, việc chứng thực hợp đồng, giao dịch đã được đơn giản hóa, đặc biệt là giá trị pháp lý của hợp đồng, giao dịch được chứng thực. Theo đó, hợp đồng, giao dịch được chứng thực chỉ có giá trị “hình thức,” tức có giá trị pháp lý thấp hơn so với hợp đồng, giao dịch được công chứng. Điều này là phù hợp với thực tế vì hiện nay, tại những tỉnh, thành phố lớn nơi có điều kiện kinh tế - xã hội phát triển thì việc chứng thực hợp đồng, giao dịch đã được chuyển giao cho các tổ chức hành nghề công chứng. Chỉ tại những địa phương vùng sâu, vùng, xa, vùng kinh tế khó khăn... thì UBND cấp huyện, cấp xã vẫn tiếp tục đảm đương nhiệm vụ chứng thực hợp đồng, giao dịch. Việc chứng thực hợp đồng, giao dịch theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP một mặt vừa làm giảm thủ tục cũng như lệ phí cho bà con nơi đây, mặt khác vẫn đảm bảo yêu cầu của pháp luật trong trường hợp giao dịch đó buộc phải có công chứng/chứng thực. Chỉ trong trường hợp phát sinh tranh chấp thì do hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị pháp lý thấp hơn nên độ an toàn không cao bằng hợp đồng, giao dịch được công chứng. Tuy nhiên, thực tế cho thấy giao dịch diễn ra tại những địa phương này thường là đơn giản, có giá trị nhỏ vì vậy khả năng phát sinh tranh chấp không cao hoặc nếu có cũng không quá khó để giải quyết./.
 

Tác giả: Nguyễn Thu Hương