Trang chủ
THANH TRA CÔNG CHỨNG BẢN DỊCH - NHỮNG VI PHẠM, SAI SÓT, BẤT CẬP
Thanh tra Bộ cho thấy, các tổ chức hành nghề công chứng còn có những tồn tại, thiếu sót, lúng túng khi thực hiện công việc này. Bài viết này nhằm trao đổi những vấn đề về nghiệp vụ thanh tra mảng công việc mới này, đồng thời nêu lên những vấn đề vi phạm, sai sót thường gặp cũng như những bất cập phát sinh từ thực tiễn đối với công tác này.
Cùng với việc chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng năm 2014 quy định: “Công chứng viên có quyền chứng nhận tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”. Đây là một trong những điểm mới quan trọng của Luật Công chứng năm 2014.
1. Về trình tự, thủ tục công chứng bản dịch
Theo quy định tại Điều 61 Luật Công chứng, trình tự, thủ tục công chứng bản dịch được thực hiện như sau:
(1) Công chứng viên tiếp nhận bản chính giấy tờ, văn bản cần dịch, kiểm tra bản chính giấy tờ, văn bản cần dịch;
(2) Giao cho người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức mình thực hiện.
(3) Người phiên dịch phải ký vào từng trang của bản dịch trước khi công chứng viên ghi lời chứng và ký vào từng trang của bản dịch.
Trong trường hợp cộng tác viên phiên dịch đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng mà mình làm cộng tác viên thì có thể ký trước vào bản dịch; công chứng viên phải đối chiếu chữ ký của cộng tác viên phiên dịch với chữ ký mẫu trước khi thực hiện việc công chứng.
(4) Từng trang của bản dịch phải được đóng dấu chữ “Bản dịch” vào chỗ trống phía trên bên phải;
(5) Bản dịch phải được đính kèm với bản sao của bản chính và được đóng dấu giáp lai.
2. Về lời chứng của công chứng viên đối với bản dịch
Lời chứng của công chứng viên đối với bản dịch phải ghi rõ thời điểm, địa điểm công chứng, họ tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng; họ tên người phiên dịch; chứng nhận chữ ký trong bản dịch đúng là chữ ký của người phiên dịch; chứng nhận nội dung bản dịch là chính xác, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội; có chữ ký của công chứng viên và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
Điểm b Khoản 2 Điều 22 Thông tư số 06/2015/TT-BTP đã quy định về mẫu lời chứng của công chứng viên đối với bản dịch:
LỜI CHỨNG CỦA CÔNG CHỨNG VIÊN
Hôm nay, ngày......tháng......năm......
Tại...................................................................................................................
Tôi ......................................................., công chứng viên Phòng công chứng số ............/Văn phòng công chứng..................., tỉnh (thành phố).............................
CHỨNG NHẬN
- Bản dịch này do ông (bà)......................................, cộng tác viên phiên dịch của Phòng công chứng số ............/Văn phòng công chứng..................., tỉnh (thành phố).............................dịch từ tiếng ................sang tiếng .......................;
- Chữ ký trong bản dịch đúng là chữ ký của ông (bà)...............................(4);
- Nội dung bản dịch chính xác, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội;
- Bản dịch gồm ......tờ, ......trang, lưu một bản tại Phòng công chứng số ............/Văn phòng công chứng..................., tỉnh (thành phố).............................
Số công chứng.........................., quyển số...........TP/CC-SCC/BD.
CÔNG CHỨNG VIÊN
(Ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu của
tổ chức hành nghề công chứng)
3. Các trường hợp không được công chứng bản dịch
Công chứng viên không được nhận và công chứng bản dịch trong các trường hợp sau đây:
a) Công chứng viên biết hoặc phải biết bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc không hợp lệ; bản chính giả;
b) Giấy tờ, văn bản được yêu cầu dịch đã bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm, bớt hoặc bị hư hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung;
c) Giấy tờ, văn bản được yêu cầu dịch thuộc bí mật nhà nước; giấy tờ, văn bản bị cấm phổ biến theo quy định của pháp luật.
4. Về cộng tác viên phiên dịch
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 61 Luật Công chứng và Điều 21 Thông tư số 06/2015/TT-BTP:
- Việc dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt để công chứng phải do người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện.
- Tổ chức hành nghề công chứng phải ký hợp đồng với cộng tác viên phiên dịch, trong đó xác định rõ trách nhiệm của cộng tác viên phiên dịch đối với nội dung, chất lượng bản dịch, thù lao, quyền và nghĩa vụ của các bên
- Điều kiện làm cộng tác viên phiên dịch: Cộng tác viên phải là người tốt nghiệp đại học ngoại ngữ hoặc đại học khác mà thông thạo thứ tiếng nước ngoài đó.
Do đó, khi thanh tra đối với các tổ chức hành nghề công chứng, Đoàn Thanh tra cần kiểm tra hồ sơ hợp đồng mà tổ chức hành nghề công chứng đã ký với cộng tác viên dịch thuật để xác định có ký hợp đồng không? Cộng tác viên có đủ điều kiện theo quy định không?
- Theo quy định tại Khoản 1 Điều 21 Thông tư số 06/2015/TT-BTP: Danh sách cộng tác viên phiên dịch của tổ chức hành nghề công chứng phải được thông báo bằng văn bản cho Sở Tư pháp nơi tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở. Đồng thời, Điểm c Khoản 2 Điều 21 cũng quy định nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng: Niêm yết công khai danh sách cộng tác viên phiên dịch tại trụ sở của tổ chức mình. Do đó, khi thanh tra các tổ chức hành nghề công chứng, các Đoàn thanh tra cần lưu ý các nội dung này.
- Trách nhiệm của cộng tác viên: Cộng tác viên phải chịu trách nhiệm đối với tổ chức hành nghề công chứng về tính chính xác, phù hợp của nội dung bản dịch do mình thực hiện.
Việc quy định rõ cộng tác viên dịch thuật phải chịu trách nhiệm đối với tổ chức hành nghề công chứng về tính chính xác, phù hợp của nội dung bản dịch do mình thực hiện là cơ sở để bảo đảm nâng cao trách nhiệm của người phiên dịch trong quá trình này.
Luật Công chứng và Thông tư số 06/2015/TT-BTP đã quy định rõ trách nhiệm bồi thường thiệt hại của tổ chức hành nghề công chứng và trách nhiệm bồi hoàn của cộng tác viên phiên dịch (Điều 38 của Luật công chứng; Điều 21 của Thông tư số 06/2015/TT-BTP). Theo đó, tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường thiệt hại cho người yêu cầu công chứng và cá nhân, tổ chức khác do lỗi mà công chứng viên, nhân viên hoặc người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức mình gây ra trong quá trình công chứng. Công chứng viên, nhân viên hoặc người phiên dịch là cộng tác viên gây thiệt hại phải hoàn trả lại một khoản tiền cho tổ chức hành nghề công chứng đã chi trả khoản tiền bồi thường cho người bị thiệt hại theo quy định của pháp luật; trường hợp không hoàn trả thì tổ chức hành nghề công chứng có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết.
5. Các tồn tại, vi phạm thường gặp qua công tác thanh tra công chứng bản dịch
- Đối với các bản dịch có nhiều trang, hầu hết chưa có đầy đủ chữ ký của người phiên dịch vào từng trang. Thậm chí, không có chữ ký của người phiên dịch và công chứng viên vào từng trang của bản dịch, vi phạm quy định tại Khoản 2 Điều 61 Luật Công chứng.
- Không đóng chữ “Bản dịch” vào chỗ trống phía trên bên phải của từng trang hoặc chỉ đóng dấu chữ “Bản dịch” vào chỗ trống phía trên bên phải của trang đầu, vi phạm quy định tại Khoản 2 Điều 61 Luật Công chứng.
- Bản dịch được đính kèm với bản sao của bản chính, nhưng không được đóng dấu giáp lai;
- Hầu hết các bản đính kèm bản dịch trong hồ sơ đều là bản chứng thực. Điều này gây tốn kém, phiền hà cho người yêu cầu công chứng bản dịch. Vì theo quy định tại Khoản 6 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch: “bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
- Lời chứng không đúng mẫu quy định tại Thông tư số 06/2015/TT-BTP như: thiếu các nội dung “Bản dịch này do ông (bà)….dịch từ tiếng …sang tiếng…”; “Bản dịch gồm …tờ…trang, lưu một bản tại Phòng công chứng số…tỉnh…”
- Các Hồ sơ công chứng bản dịch nhưng không thực hiện việc công chứng bản dịch mà thực hiện chứng thực chữ ký của Người phiên dịch là thực hiện không đúng quy định tại Điều 61 Luật Công chứng năm 2014;
- Đối với Hồ sơ của cộng tác viên phiên dịch: tổ chức hành nghề công chứng không ký hợp đồng hoặc ký hợp đồng không đầy đủ với các cộng tác viên. Hơn thế nữa, hồ sơ hợp đồng không lưu các văn bằng của từng cộng tác viên để chứng minh có trình độ ngoại ngữ phù hợp theo quy định tại Điều 61 Luật Công chứng.
- Về việc thực hiện các quy định về niêm yết tại Trụ sở và thông báo cho Sở Tư pháp về danh sách cộng tác viên phiên dịch: Hầu hết các TCHNCC chưa niêm yết công khai danh sách cộng tác viên dịch thuật tại Trụ sở theo quy định tại Điểm c Khoản 2 Điều 21 Thông tư số 06/2015/TT-BTP. Các TCHNCC cũng chưa thực hiện đầy đủ việc thông báo cho Sở Tư pháp về danh sách cộng tác viên phiên dịch theo quy định tại Khoản 1 Điều 21 Thông tư số 06/2015/TT-BTP.
- Về Sổ công chứng bản dịch: Sổ công chứng bản dịch, ngoài bìa ghi là Sổ chứng thực chữ ký, chứng thực bản dịch. Các cột mục ghi không thống nhất, việc ghi chép không đúng, đủ cột mục dữ liệu. Cụ thể: việc công chứng nhưng trong các cột “Ngày công chứng”, “Người yêu cầu công chứng dịch”, “Họ tên Công chứng viên công chứng “ đều ghi là chứng thực; không có cột mục ghi họ tên người dịch. Đến ngày 01/8/2015, Thông tư 06/2015/TT-BTP của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng có hiệu lực thi hành nhưng vẫn chưa thực hiện mở Sổ công chứng bản dịch theo mẫu TP-CC-23 được ban hành kèm theo Thông tư 06/2015/TT-BTP ngày 15/6/2015 của Bộ Tư pháp.
6. Xử lý đối với các vi phạm trong công chứng bản dịch
Theo quy định của Nghị định số 110/2013/NĐ-CP ngày 24/9/2013 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp, hành chính tư pháp, hôn nhân và gia đình, thi hành án dân sự, phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã, được sửa đổi bổ sung tại Nghị định số 67/2015/NĐ-CP ngày 14/8/2015, các hành vi vi phạm trong công chứng bản dịch bị xử phạt vi phạm hành chính như sau:
- Phạt tiền từ 7.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi: Công chứng bản dịch trong trường hợp giấy tờ, văn bản được yêu cầu dịch đã bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm, bớt hoặc bị hư hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung (Điểm K Khoản 2 Điều 13).
- Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi công chứng bản dịch trong trường hợp biết hoặc phải biết bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc không hợp lệ; bản chính giả; giấy tờ, văn bản được yêu cầu dịch thuộc bí mật nhà nước; giấy tờ, văn bản bị cấm phổ biến theo quy định của pháp luật (Khoản 3 Điều 13).
- Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng đối với hành vi:
b) …công chứng bản dịch mà thiếu chữ ký của công chứng viên, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của người dịch vào từng trang của bản dịch;
d) Không chứng kiến việc người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch ký hoặc điểm chỉ vào hợp đồng, giao dịch trừ trường hợp do pháp luật quy định;
đ) Lời chứng của công chứng viên trong văn bản công chứng không đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 46 và Điều 61 của Luật công chứng.
(Khoản 2 Điều 14)
- Đối với tổ chức hành nghề công chứng sử dụng Sổ công chứng bản dịch không đúng quy định thì sẽ bị xử phạt: Cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng theo quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều 15 của Nghị định trên.
7. Một số bất cập phát sinh từ thực tiễn công chứng bản dịch
Hiện nay, có một thực tế đang xảy ra là các tổ chức hành nghề công chứng không “mặn mà” với việc công chứng bản dịch, xuất phát từ các lý do chính sau đây:
- Tổ chức hành nghề công chứng cho rằng phí công chứng bản dịch theo quy định hiện nay là thấp so với trách nhiệm mà tổ chức hành nghề công chứng phải chịu. Công chứng viên phải chịu trách nhiệm về mặt nội dung (nội dung bản dịch chính xác) trong khi họ không thể biết về nội dung bản dịch. Tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường thiệt hại cho người yêu cầu công chứng và cá nhân, tổ chức khác do lỗi mà công chứng viên, nhân viên hoặc người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức mình gây ra trong quá trình công chứng.
Thêm vào đó, cũng có tổ chức cho rằng, không phải lúc nào họ cũng có sẵn đội ngũ cộng tác viên phiên dịch riêng biệt, nên họ thường liên kết với các công ty dịch thuật. Khi khách hàng có nhu cầu công chứng bản dịch, nhân viên của VPCC sẽ mang hồ sơ của khách hành đến công ty dịch thuật để cộng tác viên phiên dịch thực hiện. Việc mang hồ sơ gốc của khách hành mà nhiều khi là những giấy tờ rất quan trọng đi như vậy có thể có những trường hợp mất mát, thất lạc xảy ra, khi đó hậu quả rất khó khắc phục, do đó, họ cũng ái ngại mà không nhận công chứng bản dịch.
- Về phía người dân, đa số người dân không phân biệt được giá trị và sự khác nhau giữa công chứng bản dịch và chứng thực chữ ký người dịch. Do đó, họ lại cho rằng, phí công chứng bản dịch là cao so với chứng thực chữ ký người dịch (50.000đ/bản so với 10.000đ).
- Một bất cập nữa cũng phát sinh trong trường hợp dịch từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài, do phần lời chứng của bản dịch là tiếng Việt nên khi người dân mang giấy tờ đã công chứng bản dịch này ra cơ quan có thẩm quyền nước ngoài lại không được chấp nhận. Do đó, sẽ làm mất thời gian và chi phí tốn kém cho người dân do phải thực hiện lại theo thủ tục chứng thực chữ ký người dịch.
- Có VPCC cho rằng: Giá trị pháp lý của bản dịch công chứng so với dịch chứng thực là như nhau. Tuy nhiên, cơ chế tính phí cho hoạt động công chứng/chứng thực bản dịch và cơ chế chịu trách nhiệm giữa công chứng viên với cán bộ tư pháp cấp quận huyện (công chứng viên chịu trách nhiệm về nội dung, cán bộ tư pháp chỉ chứng nhận chữ ký, không chịu trách nhiệm về nội dung) đối với hoạt động này là chưa tương xứng.
Từ đó, VPCC đề nghị: Cùng với các quy định về công chứng bản dịch như Luật Công chứng hiện hành, pháp luật cần bổ sung thêm thẩm quyền cho phép Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng được chứng thực chữ ký người dịch giấy tờ, tài liệu như các quy định về chứng thực. Lý do của đề nghị này là Luật công chứng đã cho phép công chứng viên chứng thực chữ ký của cá nhân thì không thể không cho chứng thực chữ ký người dịch. Nếu cho phép như vậy, người dân có thêm sự lựa chọn nơi cung cấp dịch vụ và bảo đảm cho người dân khi có nhu cấu thực hiện cùng một việc thì dù họ được Phòng tư pháp cấp huyện hay TCHNCC giải quyết cũng chỉ trả một mức phí như nhau.
Trên đây là những vấn đề liên quan đến công chứng bản dịch được ghi nhận từ thực tiễn qua công tác thanh tra, xin được chia sẻ và trao đổi để các đồng nghiệp có thêm thông tin./.
Ths. Tạ Thị Tài
Thanh tra Bộ Tư pháp